VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE SAP

Muchos negocios compran sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) para administrar diversos procesos de negocio dentro de la organización, incluyendo contabilidad, recursos humanos y compras, en un solo sistema integrado. SAP (un acrónimo de una frase alemana que significa análisis de sistemas y desarrollo de programas) es un programa informático que algunas empresas utilizan para su sistema ERP; incluye funciones para casi todas las operaciones comerciales.

Una de las ventajas es:

SAP es su flexibilidad. SAP permite a las empresas crear sus propias reglas dentro de la estructura de SAP. Estas normas establecen los parámetros para las transacciones aceptables e inaceptables. 

Por ejemplo:

 El sistema no permitirá que se procese una anotación en un diario si no ayuda al balance. Las empresas determinan qué empleados pueden acceder a cada zona en el entorno SAP. Sólo el personal autorizado recibe acceso a los datos personales, como los salarios. SAP también tiene la flexibilidad para integrar sus datos con distintas bases de datos. Los usuarios pueden descargar la información en hojas de cálculo para su posterior análisis.

Una desventaja es:

SAP es el alto costo de comprar e implementar el programa. La empresa debe comprar el software y hardware necesarios para ejecutar los programas en toda la empresa. Los costos incluyen la mano de obra de los empleados encargados de la tecnología de la información interna (IT) o consultores externos que supervisan el proceso. 

Una vez que la empresa implementa el software, los empleados deben ser capacitados. Se trata de la formación de cada empleado en las funciones a las que tengan acceso. Los gastos continuos incluyen el mantenimiento del software y las actualizaciones periódicas.

Otra desventaja de SAP es la complejidad con la que está construido el programa. La mayoría de las empresas implementan una característica o función del software a la vez, permitiendo que los empleados se familiaricen con el software antes de seguir adelante. El proceso de implementación completa puede tardar varios años.

Áreas empresariales en donde se podría usar SAP

Un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales es una de las herramientas tecnológicas cada vez más utilizadas en las empresas ya que permiten integrar todos los procesos que forman la operación y administración de la compañía, de esta manera se mejora la productividad y se aprovecha de manera eficiente los recursos con que se cuenta. 

Al automatizar los procesos en tu empresa se genera una red de comunicación que funciona de manera inmediata entre todas las áreas involucradas, por ejemplo al recibir un pedido se puede saber a ciencia cierta si se cuenta con la mercancía en almacén, se realiza la venta y se da seguimiento hasta que el producto es entregado. De esta manera estás conectando la información de tu proceso desde la cotización hasta el servicio post-venta.  

Aqui algunos ejemplos: 

• Ventas y CRM: La adquisición de clientes nuevos es importante para el éxito, sin embargo maximizar la relación con los clientes existentes es crucial. Administra de manera eficiente tu proceso comercial desde la prospectación, la venta y el servicio post-venta con el mejor nivel de servicio, superando las expectativas de tus clientes.  

• Planeación y control de la producción: SAP Business One cuenta con procesos robustos para la planeación y control de la producción, manejo de listas de materiales, ordenes de producción, optimización de estaciones de trabajo y rutas de producción, control de producto en proceso y producto terminado, control de calidad entre otros. 

• Inventarios: Mayor confiabilidad en tus existencias lo que reditúa en menores costos y un mejor servicio al cliente, de esta manera lograrás aumentar la rentabilidad que buscas para tu empresa. Maneja múltiples almacenes, listas de precios, descuentos, listas de proveedores, descripción de tus productos, control y conteo de inventarios. Todo esto totalmente integrado a las demás áreas de la empresa.

• Compras: Aprovecha de manera óptima el flujo de efectivo al contar con un proceso de abastecimiento eficiente gracias a la correcta planeación de tus compras. Genera órdenes de compra en automático basándote en tu historial y tus máximos y mínimos. Al tener información en tiempo real podrás negociar mejores precios y condiciones con tus proveedores.

• Cuentas por pagar: Reduce tu carga administrativa y controla tus gastos y compromisos económicos  al contar con presupuestos y un manejo más efectivo de tus proveedores y acreedores.

• Cuentas por cobrar: Optimiza el manejo y seguimiento de tu cartera de clientes a través de controles, alarmas, autorizaciones lo que te llevará incrementar tu liquidez.

• Bancos: Planea tus flujos de efectivo de manera más eficiente al tener a mano la información al día de tus cuentas bancarias, conciliaciones, presupuestos, etc.

• Finanzas: Aprovecha al máximo la información que te ofrece el área financiera de tu empresa, obteniendo datos importantes, confiables y en tiempo real que te servirán como apoyo al momento de tomar decisiones estratégicas que cambiarán el rumbo de tu empresa. 

• Movilidad e inteligencia de negocios: Las distancias ya no existen, puedes manejar tu negocio desde donde estés teniendo el poder de la información más relevante al instante gracias a la movilidad ofrecida por SAP Business One. Lleva tu empresa contigo.

¿Qué es SAP?

Muchos dicen que las siglas son "Sistemas, Aplicaciones y Procesos". Lo que es en realidad: "Systems, Applications, Products in Data Processing". Ustedes podrán sacar sus propias conclusiones, aunque realmente la palabra SAP es una sigla de algo en alemán (que no tiene ni sentido escribir). Si quieren decir que SAP es Sistemas, Aplicaciones y Procesos, pueden hacerlo... o bien, decir que SAP es Sistemas, Aplicaciones y Productos para el procesamiento de datos también quedaría bien explicado.

Así que SAP es un sistema. Un programa, software para la computadora. Estamos hablando de una tecnología. Desde sus inicios, es un programa para aplicaciones de negocios. "SAP AG" es la empresa multinacional alemana creadora de lo que hoy todo el mundo conoce como SAP. Ellos son los responsables de todo lo que hoy el mundo realiza con este potente programa, y de todas las metodologías y "buenas prácticas" que han ido desarrollando y el mundo ha ido aplicando a lo largo de los años (desde 1970 hasta nuestros días).

Cuando se habla de que SAP es un ERP, es porque partiendo de la definición de ERP (Enterprise Resource Planning) que en castellano sería Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, SAP es sin lugar a dudas esto y mucho más... al ser un sistema modular que combina muchísimas áreas de la organización entre sí formando así un todo integrado que posibilita la comunicación e interacción de los datos, procesando así grandes cantidades de datos y obteniendo información últil para la toma de decisiones.

Antes de seguir, debemos tener en cuenta que el sistema SAP como programa tiene dos partes inseparables: por un lado el servidor (donde está la base de datos), éste es el motor de SAP. Por otra parte, está el cliente SAP que se lo denomina SAP Logon que es lo que se instala en cada PC de una empresa. Ampliaremos estos puntos más adelante...

¿Para qué sirve SAP?

SAP establece e integra el sistema productivo de las empresas. Se constituye con herramientas ideales para cubrir todas las necesidades de la gestión empresarial -sean grandes o pequeñas- en torno a: administración de negocios, sistemas contables, manejo de finanzas, contabilidad, administración de operaciones y planes de mercadotecnia, logística, etc. SAP proporciona productos y servicios de software para solucionar problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo mundial, los desarrollos de estrategias de satisfacción al cliente, las necesidades de innovación tecnológica, procesos de calidad y mejoras continuas, así como, el cumplimiento de normatividad legal impuesta por las instituciones gubernamentales. Los Módulos de aplicación son los siguientes:

• Gestión financiera (FI). Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.
• Controlling (CO). Gastos generales, costes de producto, cuenta de resultados, centros de beneficio, etc.
• Tesorería (TR). Control de fondos, gestión presupuestaria, etc.
• Sistema de proyectos (PS). Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc.
• Gestión de personal (HR). Gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación de personal, etc.
• Mantenimiento (PM). Planificación de tareas, planificación de mantenimiento, etc.
• Gestión de calidad (QM). Planificación de calidad, inspección de calidad, certificado de, aviso de calidad, etc.
• Planificación de producto (PP). Fabricación sobre pedido, fabricación en serie, etc.
• Gestión de material (MM). Gestión de stocks, compras, verificación de facturas, etc.
• Comercial (SD). Ventas, expedición, facturación, etc.
• Workflow (WF), Soluciones sectoriales (IS), con funciones que se pueden aplicar en todos los módulos.

Estos módulos son como si fueran “aplicaciones aparte” que se ajustan a cada departamento en cuestión. Digamos todos los departamentos tienen sus programas para gestionar las tareas y después todo se refleja en conjunto en la base de datos común. Los jefes por ejemplo pueden ver gracias al BI (Business Intelligence) la situación de la empresa en tiempo real, mediante gráficos, informes… etc.